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Kunde mit Sonderwünschen - erfolgreich damit umgehen und nicht einfach auf die Schnelle eine weitere Variante erzeugen

Sind Ihre Kunden nur kaufbereit, wenn Sie deren Sonderwünsche erfüllen? In der Regel werden ihm diese auch versprochen. Die betrieblichen Konsequenzen aber kaum bedacht. "Wozu auch, es muss doch nur eine neue Variante kreiert werden - und die kann ja nicht aufwändiger sein als die Normalvariante. Und wenn sich alle Beteiligten ins Zeug legen, ist auch der eng gesetzte Liefertermin zu schaffen". Kommt Ihnen das bekannt vor? Wir wollten es genauer wissen und haben GroNova-Projekte mit dem Schweinwerfer Komplexitätsmanagement ausgeleuchtet. Was ist uns aufgefallen? Vielerorts bewegt sich mehr als die Hälfte der Aufträge ausserhalb des Standardsortiments.

Besonders aufgefallen ist uns die Generalvollmacht, mit welcher die Sonderlösung dem Kunden, an den internen Bewilligungsstellen vorbei, zugesagt und später unter Zeitdruck durch den Betrieb geschleust wird. Offensichtlich wird vielerorts das Motto "Der Kunde ist König" im absoluten Sinne verstanden.

Hohe Variantenkosten

Die Unternehmen sind sich dabei gar nicht bewusst, dass schon kleine Abweichungen vom Standard grossen Zusatzaufwand generieren.

Abbildung: Anteil variantenabhängiger Kosten

So müssen z.B. Unterlagen angepasst, Mitarbeiter instruiert, andere Materialien beschafft, zusätzliche Prozesse abgestimmt, Werkzeuge adaptiert, die laufende Produktion neu koordiniert und nicht zuletzt muss noch genau geprüft werden, ob das finale Ergebnis tatsächlich den Sonderanforderungen entspricht.

Unser Tipp
Verschaffen Sie sich Kosten- und Margentransparenz in Ihrer Produktpalette. Die Produktvielfalt verursacht hohe Mehrkosten in Höhe von mindestens 20-30% der Gesamtkosten. Deshalb sind Margenbetrachtungen mit Vorsicht zu bewerten. Holen Sie GroNova dazu, wir helfen gerne.
 

Wissensbox Was sind Variantenkosten? Mehrkosten gegenüber dem Standardfall, welche durch das Schaffen und Pflegen einer neuen Variante entstehen. Die Variantenkosten sind in allen Kostenstellen unter allen Kostenpositionen versteckt: Entwicklungskosten für die Varianten-Entstehung und -pflege sowie Dokumentation Materialkosten (als Folge von Variantenkosten bei den Lieferanten) Materialgemeinkosten Direkte Fertigungskosten (Umrüstaufwand, Wartezeiten, Lernkurvenverluste, Ausschuss, Volumennachteil) Qualitätskosten Bereitschafts- und Lagerkosten (inkl. Verschrottungskosten) Bestellabwicklungs- und Administrationskosten EDV-Kosten Marketing- und Vertriebskosten usw. OpportunitätskostenNicht zu vergessen sind auch die Opportunitätskosten, welche durch die Leistungsbeschränkung entstehen. Beispiele für Opportunitätskosten sind Mindererträge aus entgangenem Absatz wegen verspätetem Markteintritt, zu langen Lieferfristen, fehlenden Kapazitäten oder falschen Prioritäten. Diese Mindererträge können darüber hinaus auch auf ungenügende Marktsegmentierung und Produktdifferenzierung, undifferenzierte Preisbildung, blockierte Produktivitätssteigerungen oder verhinderte Unternehmensentwicklung zurückgehen. Letztere betreffen vor allem verpasste Chancen, welche sich aus der Nutzung der Lernkurven- und Volumeneffekte ergeben hätten. All diese Opportunitätskosten werden zwar nicht erfasst; trotzdem bestehen sie.

 

Mit "1-Artikel-Unternehmen" sind Variantenkosten einfach und schnell transparent

Kunden verlangen heute für deren "Problemlösung" nach kundenspezifischen Produkten - oder eben massgeschneiderten Lösungen. Die Zeiten der reinen Katalogprodukte sind definitiv vorbei. Zuerst waren es nur kleine Abweichungen vom ursprünglichen Standardprodukt und heute glauben viele Firmen, dass sie nichts mehr verkaufen können, wenn sie nicht jedem Kundenwunsch nachgeben.

Das damit einhergehende Problem ist, dass diese Firmen nicht mehr genau wissen, womit sie ihr Geld verdienen und wo sie massiv drauflegen. Diese Intransparenz lässt sich mit dem minimalen Aufwand des "1-Artikel-Unternehmens" klären:

1. Sie identifizieren all diejenigen Stellen, Abteilungen und Bereich in Ihrem Unternehmen, welche von der Produkt- und Variantenvielfalt direkt oder indirekt betroffen sind. Stellen Sie sich dabei vor, wie Ihr Unternehmen aussähe, wenn Sie genau nur einen einzigen Artikel in einer Variante herstellen würden. (Beispieltabelle s.u.)
2. Sie bestimmen die durchschnittlichen Kostensätze für eine neue oder bestehende Variante, indem Sie den jährlichen IST-Aufwand um die hypothetischen Kosten der 1-Artikel-Firma reduzieren und durch die Anzahl Varianten teilen.
3. Sie verwenden diese Kostensätze und korrigieren jene Margen von Aufträgen, in denen kein Produkt oder keine Variante aus ihrem schon bestehenden Standardprogramm angeboten wird.

Jetzt haben Sie eine Entscheidungsgrundlage, ob und zu welchen Konditionen Sie eine neue Variante anbieten wollen - eine solide Basis für neues und profitables Wachstum. Gleichzeitig kennen Sie jetzt den Betrag, um den Sie die Produkte des Standardprogramms entlasten können, weil diese bisher die Variantenkosten mittragen mussten.

Beispieltabelle: EXCEL-Ausschnitt aus dem Fallbeispiel

Praxisbeispiel im Fokus 

Vertriebsmitarbeiter auf Ertrag statt Umsatz sensibilisiert
Branche: Komponentenlieferant, gehobener deutscher Mittelstand

Ausgangslage und Handlungsbedarf: Gewinneinbruch bei steigendem Umsatz
Das Unternehmen, ein weltweit tätiger Komponentenhersteller, war mit einbrechenden Gewinnmargen konfrontiert, obwohl der Umsatz in den letzten drei Jahren durchschnittlich um 9% gewachsen war und Fertigungskapazitäten nach Rumänien und China verlagert wurden. Die Unternehmensleitung diskutierte verschiedene Massnahmen. Eine allgemeine Preiserhöhung wurde aufgrund der Wettbewerbssituation aber verworfen. Dagegen sollte eine umfassendes Kostensenkungsprogramm die Ertragslage wieder herstellen. Dabei müsse aufgrund der hohen Lohnkosten auch der Weiterbestand des Stammhauses hinterfragt werden.

Auftrag: Kostensenkungsprogramm mit einem Controlling-Experten begleiten
GroNova wurde beauftragt, mit einem Controlling-Experten auf Zeit die Unternehmensleitung bei der Suche nach Einsparpotenzialen kurzfristig zu unterstützen. Obwohl monatlich Dutzende Auswertungen und Berichte erstellt wurden, war nicht offensichtlich, wo diese Potenziale zu heben wären. Die hohe Auslastung und Beschäftigung konnte die einbrechende Marge nicht erklären. Die Zitrone schien gepresst. Dem GroNova-Experten fiel aber auf, dass die Anzahl an Artikelnummern in den letzten 5 Jahren um mehr als 20% p.a. gestiegen war. Der Umsatzzuwachs wurde offensichtlich durch das Schaffen neuer Artikel und Varianten ermöglicht. Der Verdacht wurde zur Evidenz, dass die Aufwände für neue Varianten in der Angebotskalkulation nicht berücksichtigt wurden. Die Überprüfung zeigte, dass 39% aller Kosten variantenbedingt waren.

Lösung: Variantenkostensätze für die Angebotskalkulation im Vertrieb
Die Angebotskalkulation muss um Variantenkosten ergänzt werden. Dazu wurden innerhalb von zwei Wochen die Variantenkostensätze mit der Methode des "1-Artikel-Unternehmens" bestimmt. Mehr Zeit nahm die Umsetzung und Schulung im Vertrieb in Anspruch. Denn die Vertriebsleute argumentierten, dass sie diese "überteuerten" Varianten nicht mehr verkaufen könnten.

Fazit: Frühwarnsystem zur Umkehr des Margentrends
Mit der Einführung von standardisierten Variantenkostensätzen erhielten die Vertriebsleute ein Werkzeug an die Hand, um kundennah zu entscheiden, ob ein Auftrag finanziell noch akzeptabel war. Dadurch verbesserter sich sukzessive die Gewinnmarge in den folgenden 24 Monaten wieder auf das langjährige Mittel von 17% EBIT.

Für weitergehende Informationen und bei konkretem Handlungsbedarf stehen wir Ihnen gerne unter +41 41 727 04 70  zur Verfügung.